Wer schon einmal eine Ausstellung vorbereitet hat, der weiß, wie viel Stress das bedeuten kann. Die Vernissage selbst kann ich als Künstler kaum genießen, weil ich mich um so viele Dinge gleichzeitig kümmern muss: Ankommende begrüßen, die Sektverteilung beaufsichtigen, Fotos für die Presse machen und, und und. Muss ich das tatsächlich alles machen oder kommt der Stress vielleicht von einer unzureichend organisierten Vorbereitung? Sollte Letzteres zutreffen dann kann euch mein heutiger Blog-Artikel vielleicht den ein oder anderen Tipp mit auf den Weg geben, die nächste Ausstellung entspannter anzugehen.
Wenn ich einen Ausstellungsraum habe, ist mein erster Schritt immer, vor Ort zu prüfen welche Formate geeignet sind und wie viele Bilder ich überhaupt aufhängen kann. Dabei achte ich darauf, zwischen den Motiven genügend Platz zu lassen. Bei zu enger Hängung entsteht zu viel Unruhe und die Besucher konzentrieren sich nicht auf ein einziges Motiv.
Da ich viele verschiedene Stilrichtungen anbieten kann, kläre ich bei diesem Besuch mit dem Aussteller direkt, welche Bilder er bevorzugt. Dabei geht es nicht nur um die Motive, sondern auch um die Farben. Hier lasse ich dem Besitzer der Lokation freie Hand, gebe aber aus meiner Erfahrung die ein oder andere Empfehlung.
Ist das alles geklärt, spreche ich bei diesem Besuch einen Termin zum Aufhängen der Bilder ab. Dieser Tag sollte möglichst mindestens eine Woche vor der Vernissage sein, um auftretende Probleme in Ruhe lösen zu können. Auch die Uhrzeit für das Hängen sollte sorgfältig gewählt sein. Entweder früh morgens oder nach Feierabend, denn in beiden Fällen habt ihr keinen Stress mit Staus.
Und wenn ihr nun denkt „cool, scheint ja alles geklärt zu sein“, dann kann ich nur sagen: Wir sind gerade in der Mitte der Organisation angelangt! Bei meinem Besuch am Ausstellungsraum gibt es noch viel mehr abzuklären.
Sobald wir die Sache mit den Bildern und Terminen geklärt haben, muss ich eine Absprache über Aussehen und Inhalt der Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit treffen. Hat der Aussteller eventuell einen eigenen Auftritt in den Sozialen Medien? Dann sollte ich ihm entsprechende Infos über mich zukommen lassen. Auch der Druck einer Einladungskarte ist zu empfehlen. Spätestens jetzt sollte euch klar sein, dass eine Visitenkarte mit aussagekräftigem Logo für potentielle Kunden unverzichtbar ist (lest dazu auch gerne meinen Artikel "Visitenkarten gestalten").
Dann solltet ihr noch klären, ob eine Vernissage gewünscht wird und welchen Rahmen diese haben sollte. Gerade in der Gastronomie werden Vernissagen eher als störend empfunden, da sie den Kundenstrom unterbrechen. Wenn jedoch eine Ausstellungseröffnung gewünscht wird gibt es folgende Punkte zu abzusprechen:
- Soll ein Catering organisiert werden oder reichen ein paar Chips im Schälchen?
- Wie sieht es mit Getränken aus? Sekt und O-Saft oder auch Kaffee?
- Um möglichst viele Besucher anzulocken, solltet ihre eure und die Kontakte des Aussteller nutzen. Erstellt eine dazu Einladungsliste. Seid dann nicht enttäuscht, wenn höchstens 5% der Angeschriebenen auftauchen - das ist meiner Erfahrung nach der übliche Schnitt!
- Gegebenenfalls soll noch eine Musikdarbietung organisiert werden. Welche Kontakte habt ihr oder euer Aussteller? Wer spricht die Musiker an?
- Und schließlich ist für dieses gesamte Paket die Kostenfrage noch zu klären.
Wenn ihr damit durch seid, schaut euch sofort nach Hilfe für das Aufhängen der Bilder um. Es gibt kaum etwas Nervigeres, als immer wieder von der Leiter heruntersteigen zu müssen, um zu kontrollieren, ob eine Bild endlich gerade hängt!
Und für die Vernissage selbst solltet ihr ebenfalls ein bis zwei Helfer organisieren und mit konkreten Aufgaben betrauen. Das betrifft zum Beispiel den Empfang, den Ausschank, die Fotodokumentation und ganz zum Schluss noch das Abräumen.
Hört sich anstrengend an? Ist es auch! Aber ihr werdet belohnt werden mit einem Abend voller positiver Rückmeldungen. Und damit hat sich der Aufwand in jedem Fall gelohnt - doppelt sogar, wenn ihr noch Bilder verkaufen könnt.
Ich hoffe, dass meine kleinen Tipps euch helfen, eure ersten Vernissagen entspannt vorbereiten zu können.